(23 ) comments
Add Your Reply
Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности.
Мне всегда казалось, что на полках книжных магазинов предостаточно книг, позволяющих полностью разобраться в теме. Не говоря уже о различных блогах и сайтах, коими наполнен интернет.
Но, тем не менее, я достаточно часто продолжаю получать вопросы от читателей, которые я объединил в несколько групп:
- Как мне удается планировать свой день и выполнять запланированное?
- Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
- Можно ли легко адаптировать мою систему под себя?
Признаюсь честно, долгое время у меня были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием. Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на неважные задачи. При этом, читал множество книг и пробовал массу разных систем.
Не буду долго перечислять все эксперименты, но скажу, что ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня.
Дело не в том, что эти системы - плохие. Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.
Мой пример
Давайте рассмотрим мой пример.
Я прочитал «Тайм-драйв» Архангельского, начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик, и распечатал хронометраж. Через неделю, я просто возненавидел тайм-менеджмент!
У меня было ощущение, что каждую минуту и секунду ты начинаешь тратить зря и превращаешься в белку в колесе. В итоге, я задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.
GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но, только поначалу 😀 Мне тяжело было справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. В итоге, я даже не дочитал книгу.
Следующей в списке была Agile Results.
С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после 30 дней использования системы я описал здесь.
Но, как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя 3 месяца я перестал пользоваться системой.
Почему?
Потому что, каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!
Гибрид на основе Agile Results
Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я просто не мог. Иначе, рано или поздно просто захлебнулся бы в рутине дел, и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.
Поэтому, я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, идеально подходящую, в первую очередь, мне!
За основу была взята модель Agile Results.
Почему?
Потому что, именно Agile Results позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах!
Что входит в мою систему?
#1 — Инструменты
- Day One — Bloom Built — это мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
- Evernote — это мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results
- Напоминания — это стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени
- Eggscellent — Monocle Society. Инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.
#2 — Элементы систем
-
- Agile Results — система планирования
- GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do»
18 минут Питера Брегмана — Принципы фокусировки и планирования
- Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами
- Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня
Как работает моя система?
Я буду по порядку рассказывать о том, как совмещаю эти принципы и прилагать скриншоты из программ, чтобы наглядно показывать вам свои примеры.
#1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results
Именно таким образом выглядит моя система планирования. Она состоит из 9-ти блокнотов:
#1 — Входящее (To-Do)
Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам. Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!
#2 — Фундамент
Изначально, идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Но со временем, я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации нужно хорошо разбираться в себе.
В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и 10 перемен в жизни, которые могут произойти в следствии прикладываемых усилий.
Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот — он является моим маяком и ориентиром.
#3 — План дня
План дня состоит из нескольких частей.
Первое, это 3 ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.
Второе, список остальных задач на день.
Третье, перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относится чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном, и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.
#4 — План недели
Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования. Помимо 3-ех ключевых результатов я также выделяю:
- Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день)
- Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня)
- Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.
#5 — Пятничный обзор
Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, и какие сферы стоит подтянуть.
#6 — План месяца
План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.
Почему?
Потому что, 30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому, я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.
#7 — План года
План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.
#8 — Проекты
В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям. Дальше, эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.
#9 — Идеи
Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь из GTD. В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в ближайшем будущем.
Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить ( я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность 😀
#2 — Мои принципы планирования и управления временем
Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.
#1 — Ежедневно
Каждое утро я выделяю 5 минут (помните 18 минут Питера Брегмана) на планирование 3 ключевых результатов дня, просмотра напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.
Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.
В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day One — Bloom Built.
#2 — Еженедельно
Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям. Я отмечаю 3 направления, над которыми я хорошо поработал, и 3 направления, которые стоит подтянуть.
Также, раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.
Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One — Bloom Built.
#3 — Ежемесячно
Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:
- Уровень доходов и расходов
- Выполнение маркетинговых целей
- Достижение поставленных задач на месяц
- Анализ эффективности сайта и публикаций
Также, 1 раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.
#4 — Ежегодно
Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через 3 года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.
Надеюсь, что моя система пригодится и вам 😉
