Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать, agile results

Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности.

Мне всегда казалось, что на полках книжных магазинов предостаточно книг, позволяющих полностью разобраться в теме. Не говоря уже о различных блогах и сайтах, коими наполнен интернет.

Но, тем не менее, я достаточно часто продолжаю получать вопросы от читателей, которые я объединил в несколько групп:

  • Как мне удается планировать свой день и выполнять запланированное?
  • Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
  • Можно ли легко адаптировать мою систему под себя?

Признаюсь честно, долгое время у меня были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием. Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на неважные задачи. При этом, читал множество книг и пробовал массу разных систем.

Не буду долго перечислять все эксперименты, но скажу, что ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня.

Дело не в том, что эти системы – плохие.  Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.

Мой пример

Давайте рассмотрим мой пример.

Я прочитал «Тайм-драйв» Архангельского, начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик, и распечатал хронометраж. Через неделю, я просто возненавидел тайм-менеджмент!

У меня было ощущение, что каждую минуту и секунду ты начинаешь тратить зря и превращаешься в белку в колесе. В итоге, я задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но, только поначалу  😀 Мне тяжело было справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. В итоге, я даже не дочитал книгу.

Читайте также
30 дней достижения результатов

Следующей в списке была Agile Results.

С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после 30 дней использования системы я описал здесь.

Но, как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя 3 месяца я перестал пользоваться системой.

Почему?

Потому что, каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

Гибрид на основе Agile Results

Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я просто не мог. Иначе, рано или поздно просто захлебнулся бы в рутине дел, и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

Поэтому, я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, идеально подходящую, в первую очередь, мне!

За основу была взята модель Agile Results.

Почему?

Потому что, именно Agile Results позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах!

Что входит в мою систему?

#1 –  Инструменты

    Day One — Bloom Built – это мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
  • Evernote – это мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results
  • Напоминания – это стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени
  • Eggscellent — Monocle Society. Инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.

#2 – Элементы систем

  • Agile Results – система планирования
  • GTD – блокнот «Входящее» и «To-Do»
  • 18 минут Питера Брегмана – Принципы фокусировки и планирования

  • Техника Pomodoro – работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами
  • Планирование дня блоками – позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня
Читайте также
Evernote - мой персональный ассистент или как я использую Слона

Как работает моя система?

Я буду по порядку рассказывать о том, как совмещаю эти принципы и прилагать скриншоты из программ, чтобы наглядно показывать вам свои примеры.

#1 – Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results

Именно таким образом выглядит моя система планирования. Она состоит из 9-ти блокнотов:

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

#1 – Входящее (To-Do)

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам. Главный принцип – к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!

#2 – Фундамент

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Изначально, идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Но со временем, я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации нужно хорошо разбираться в себе.

В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и 10 перемен в жизни, которые могут произойти в следствии прикладываемых усилий.

Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот – он является моим маяком и ориентиром.

#3 – План дня

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План дня состоит из нескольких частей.

Первое, это 3 ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.

Второе, список остальных задач на день.

Третье, перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относится чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном, и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.

#4 – План недели

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования. Помимо 3-ех ключевых результатов я также выделяю:

  • Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день)
  • Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня)
  • Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.
Читайте также
Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

#5 – Пятничный обзор

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, и какие сферы стоит подтянуть.

#6 – План месяца

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

Почему?

Потому что, 30 дней – достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому, я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

#7 – План года

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План года полностью аналогичен  ежемесячному планированию.

#8 – Проекты

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям. Дальше, эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

#9 – Идеи

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь из GTD. В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в ближайшем будущем.

Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить ( я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность  😀

#2 – Мои принципы планирования и управления временем

Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

#1 – Ежедневно

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Каждое утро я выделяю 5 минут (помните 18 минут Питера Брегмана) на планирование 3 ключевых результатов дня, просмотра напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

Читайте также
Карта целевых навыков или как составить план личного и профессионального развития. Подкаст №1

В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day One — Bloom Built.

#2 – Еженедельно

Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям. Я отмечаю 3 направления, над которыми я хорошо поработал, и 3 направления, которые стоит подтянуть.

Также, раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One — Bloom Built.

#3 – Ежемесячно

Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

  • Уровень доходов и расходов
  • Выполнение маркетинговых целей
  • Достижение поставленных задач на месяц
  • Анализ эффективности сайта и публикаций

Также, 1 раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

#4 – Ежегодно

Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через 3 года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

Надеюсь, что моя система пригодится и вам  😉

Дружить

Об авторе

Основатель и генеральный директор компании Ad.Wize. >Годовое продвижение B2B компаний