Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать, agile results

Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности.

Мне всегда казалось, что на полках книжных магазинов предостаточно книг, позволяющих полностью разобраться в теме. Не говоря уже о различных блогах и сайтах, коими наполнен интернет.

Но, тем не менее, я достаточно часто продолжаю получать вопросы от читателей, которые я объединил в несколько групп:

  • Как мне удается планировать свой день и выполнять запланированное?
  • Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
  • Можно ли легко адаптировать мою систему под себя?

Признаюсь честно, долгое время у меня были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием. Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на неважные задачи. При этом, читал множество книг и пробовал массу разных систем.

Не буду долго перечислять все эксперименты, но скажу, что ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня.

Дело не в том, что эти системы — плохие.  Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.

Мой пример

Давайте рассмотрим мой пример.

Я прочитал «Тайм-драйв» Архангельского, начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик, и распечатал хронометраж. Через неделю, я просто возненавидел тайм-менеджмент!

У меня было ощущение, что каждую минуту и секунду ты начинаешь тратить зря и превращаешься в белку в колесе. В итоге, я задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но, только поначалу  😀 Мне тяжело было справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. В итоге, я даже не дочитал книгу.

Следующей в списке была Agile Results.

С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после 30 дней использования системы я описал здесь.

Но, как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя 3 месяца я перестал пользоваться системой.

Почему?

Потому что, каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

Гибрид на основе Agile Results

Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я просто не мог. Иначе, рано или поздно просто захлебнулся бы в рутине дел, и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

Поэтому, я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, идеально подходящую, в первую очередь, мне!

За основу была взята модель Agile Results.

Почему?

Потому что, именно Agile Results позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах!

Что входит в мою систему?

#1 —  Инструменты

  • Day One — Bloom Built, LLC — это мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
  • Evernote — это мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results
  • Напоминания — это стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени
  • Eggscellent — Monocle Society. Инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.

#2 — Элементы систем

  • Agile Results — система планирования
  • GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do»
  • 18 минут Питера Брегмана — Принципы фокусировки и планирования
  • Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами
  • Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня

Как работает моя система?

Я буду по порядку рассказывать о том, как совмещаю эти принципы и прилагать скриншоты из программ, чтобы наглядно показывать вам свои примеры.

#1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results

Именно таким образом выглядит моя система планирования. Она состоит из 9-ти блокнотов:

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

#1 — Входящее (To-Do)

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам. Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!

#2 — Фундамент

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Изначально, идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Но со временем, я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации нужно хорошо разбираться в себе.

В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и 10 перемен в жизни, которые могут произойти в следствии прикладываемых усилий.

Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот — он является моим маяком и ориентиром.

#3 — План дня

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План дня состоит из нескольких частей.

Первое, это 3 ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.

Второе, список остальных задач на день.

Третье, перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относится чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном, и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.

#4 — План недели

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования. Помимо 3-ех ключевых результатов я также выделяю:

  • Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день)
  • Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня)
  • Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.

#5 — Пятничный обзор

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, и какие сферы стоит подтянуть.

#6 — План месяца

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

Почему?

Потому что, 30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому, я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

#7 — План года

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

План года полностью аналогичен  ежемесячному планированию.

#8 — Проекты

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям. Дальше, эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

#9 — Идеи

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь из GTD. В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в ближайшем будущем.

Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить ( я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность  😀

#2 — Мои принципы планирования и управления временем

Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

#1 — Ежедневно

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Каждое утро я выделяю 5 минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование 3 ключевых результатов дня, просмотра напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day One — Bloom Built, LLC.

#2 — Еженедельно

Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям. Я отмечаю 3 направления, над которыми я хорошо поработал, и 3 направления, которые стоит подтянуть.

Также, раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One — Bloom Built, LLC.

#3 — Ежемесячно

Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

  • Уровень доходов и расходов
  • Выполнение маркетинговых целей
  • Достижение поставленных задач на месяц
  • Анализ эффективности сайта и публикаций

Также, 1 раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

#4 — Ежегодно

Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через 3 года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

Надеюсь, что моя система пригодится и вам  😉

Дружить

Об авторе

Специалист по привлечению и удержанию клиентов. Автор трех бесплатных книг Конвейер клиентов. Как привлекать и удерживать клиентов, Секреты клиентоориентированности и Прибыльные интернет-проекты . Присоединяйтесь к 20 000 предпринимателей, которые ежемесячно читают мой сайт и получайте эксклюзивные материалы на свой email >>. P.S. Понравились статьи на блоге? Тогда обязательно загляните в мою базу знаний для предпринимателей >>

  • Олег Рыбко

    Андрей, спасибо за проделанную работу. А где же ссылка на pdf?

  • Андрей, а где ты потом размещаешь выполненные задачи?

    • Саша, нигде 🙂 Я ведь только перед самим собой отчитываюсь 🙂 Важные результаты дня я отмечаю в итогах дня и недели в Day One, а простые мелкие задачи просто удаляются из блокнотов.

      • Спасибо, теперь понял) Ты пробовал Todoist для списков дел?

        • Андрей Зинкевич

          Нет, никогда.

  • Дмитрий

    …В конце статьи я добавил пошаговую инструкцию по созданию системы планирования, которую вы можете скачать и держать всегда под рукой…
    .
    Андрей, добрый день! непойму, а где ссылка? не могу найти))

    • Андрей Зинкевич

      Дмитрий, в конце статьи синяя кнопка «Скачать руководство». Нажмите на нее и сможете скачать инструкцию в PDF себе на компьютер.

      • Дмитрий

        странно, у меня нет синей кнопки, попробую с домашнего компьютера.
        спасибо!

        • Андрей Зинкевич

          Дмитрий, отправил ссылку на Ваш email. Пожалуйста 🙂

  • Sergey Marshak

    Андрей, добрый день. А какое максимальное количество записей в неделю вы вносили и какое максимальное количество дил и идей в неделю обрабатывали?

    • Здравствуйте, Сергей.

      Тяжело сказать. Точно не более 20 задач, так чтобы на каждый день выходило не более 3 важных дел.

      • Sergey Marshak

        Андрей, а если, например, на неделю приходится больше 100 дел и идей, ваша система подойдёт?

        • Сергей,

          Не знаю. Попробуйте.

          Я считаю, что самая идеальная система планирования — та, которую человек создает индивидуально под себя.

  • Достан Мишелов

    Андрей, отличная статья! Вопрос: судя по скриншотам из Evernote, у тебя 9 заметок, а в статье ту упоминаешь 9 блокнотов. Так заметки это или блокноты?

    • Спасибо, Достан.

      Все верно, 9 заметок в 1 блокноте под названием Agile Results.

  • Pingback: 30 дней достижения результатов - Azinkevich.com()

  • Pingback: Моя система планирования 2.0 или как все успевать()

  • Pingback: 10 видов контента, которые увеличивают трафик()

  • Pingback: План 1.0 - Александр Пономарев()

  • Pingback: Все методики увеличения личной эффективности в одной статье | Где мой меч, чувак()